1. 事業者
株式会社ロイヤルウェイズ
〒160-0023 東京都新宿区西新宿五丁目２４番１７号 グランピア西新宿６階
代表取締役 水野智貴
個人情報保護管理者：代表取締役
お問い合わせ：info@royalways.co.jp
2. 取得する情報
| 区分 | 内容 | 取得の方法 |
|---|---|---|
| アカウント情報 | 氏名、メールアドレス、LINEのユーザー識別子および表示名・プロフィール画像 | 登録時に利用者が入力、またはLINEログインを通じて取得 |
| プロフィール | 所属組織、役職、部署、自己紹介、連絡先、顔写真 | 利用者が入力 |
| 名刺情報 | 名刺の画像、および画像から読み取った氏名・会社名・役職・連絡先 | 利用者が撮影・登録 |
| つながり | 利用者間の接続関係、接続の経路（ID検索・名刺・紹介・招待） | 利用者の操作により生成 |
| 通信の内容 | メッセージの本文、添付ファイル、ノートおよびコメント | 利用者の送信により取得 |
| 会議・通話 | 会議の予定、参加者、通話中の音声・映像 | 利用者の操作により取得 |
| 録音と議事録 | 録音した音声、文字起こし、要約、決定事項、ToDo | 利用者が録音を開始したときに取得 |
| カレンダー | 利用者が連携を許可した場合に限り、外部カレンダーの空き時間情報（予定の件名・内容は取得しません） | 利用者の許可に基づき取得 |
| 利用状況 | アクセス日時、IPアドレス、ブラウザの種類、操作の記録（監査ログ） | 利用に伴い自動的に取得 |
3. 利用目的
- 本サービスの提供、本人確認、利用者間の連絡の媒介
- 録音の文字起こし、要約その他の自動処理による議事録の作成
- 会議・予約の調整および通知の送信
- 不正利用の防止、障害の検知と対応、問い合わせへの対応
- 利用状況の分析による本サービスの改善（個人を識別しない形で行います）
- 法令に基づく対応
4. 通信の内容の取扱い
🔴 当社は、電気通信事業法に基づき、利用者の通信の秘密を守ります。 通信の内容は、法令に基づく場合または利用者の同意がある場合を除き取り扱いません。 次の2つは、利用者の同意に基づいて行われます。
- 組織に帰属する会話について、当該組織の管理者が閲覧すること。本サービスは、会話が誰に帰属するかを当該会話の画面に常時表示します。
- 録音した音声および文字起こしを、議事録を作成する目的で自動処理すること。処理には第7項に定める外部サービスを利用します。
利用者が組織を離れた場合、当該組織に帰属する会話にはアクセスできなくなります。 当該会話は組織に残り、組織の管理者が後任者へ引き継ぐことができます。
5. 第三者提供
当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等の法令の定める事務の遂行に協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
⚠️ 利用者が本サービス上で他の利用者に対して情報を送信・共有した場合、 当該情報は相手方に開示されます。これは第三者提供ではなく、利用者自身による共有です。
6. 業務の委託
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、次の事業者に業務を委託します。 委託先に対しては、必要かつ適切な監督を行います。
| 委託先 | 委託する業務 | 取り扱う情報 | 所在 |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | データベースおよびファイルの保管 | 本サービスで取り扱うすべての情報 | 日本（東京リージョン） |
| Vercel Inc. | アプリケーションの実行基盤 | アクセスログ、通信の経路上の情報 | 日本（東京リージョン）／米国 |
| Google LLC | 音声の文字起こしおよび要約の生成（Gemini API）／カレンダー連携（Google Calendar API・利用者が連携した場合のみ） | 録音した音声、文字起こし／カレンダーの空き時間、本サービスで作成した予定 | 米国 |
| LINEヤフー株式会社 | ログインの提供および通知の送信 | LINEのユーザー識別子、通知の本文 | 日本 |
| Resend, Inc. | メールの送信 | メールアドレス、メールの本文 | 米国 |
| GMOインターネットグループ株式会社 | WEB会議サーバーの設置環境（サーバーは当社が構築・運用） | 通話中の音声・映像の経路上の情報 | 日本 |
7. 外国にある第三者への提供
🔴 前項のとおり、当社は業務の一部を外国にある事業者に委託しており、 利用者の情報が日本国外へ移転されます。移転先および講じている措置は次のとおりです。
| 移転先の国 | 事業者 | 移転する情報 | 講じている措置 |
|---|---|---|---|
| アメリカ合衆国 | Google LLC | 録音した音声、文字起こし | 当社と当該事業者との間の契約により、当該情報を当該事業者のモデルの学習に利用しないこと、および委託の目的以外に利用しないことを確保しています。 |
| アメリカ合衆国 | Resend, Inc. | メールアドレス、メールの本文 | 同上（データ処理に関する契約に基づく取扱い） |
| アメリカ合衆国 | Vercel Inc. | アクセスログ | 同上。本サービスの配信は東京リージョンで行っています。 |
アメリカ合衆国には、日本の個人情報保護法に相当する包括的な個人情報保護制度はなく、 分野別の法令および州法により規律されています。 当社は、上記の措置により、移転先においても本ポリシーと同等の水準の保護が図られるよう努めています。
⚠️ 録音および議事録の作成は、利用者が録音を開始したときにのみ行われます。 国外への移転を望まない場合は、録音および議事録の機能を利用しないでください。 メッセージの本文は、この処理の対象ではありません（利用者が明示的にAIへ読ませる操作をした場合を除きます）。
8. 保管期間
- アカウントおよびプロフィールは、退会するまで保管します。
- 組織に帰属する会話・議事録・録音は、当該組織が削除するまで保管します。利用者が組織を離れても、組織の記録として残ります。
- 利用者が削除した情報は、画面上直ちに表示されなくなります。誤操作からの復旧および不正利用の調査に備え、一定期間はシステム内に保持されることがあります。
- 監査ログは、不正利用の調査のために保管します。
9. 安全管理措置
- 通信はすべて暗号化しています（TLS）。
- データベースでは、利用者ごとに参照できる範囲を行単位で制限しています。
- 録音・添付ファイルは非公開の領域に保管し、権限を確認したうえで発行する期限付きのURLからのみ取得できます。
- 本サービスの運用に関わる操作は記録しています。
10. 開示・訂正・利用停止等の請求
利用者は、当社が保有する自己の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、 第三者提供の停止を請求することができます。 下記の窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、法令に従って対応します。
株式会社ロイヤルウェイズ 個人情報お問い合わせ窓口
info@royalways.co.jp
⚠️ 組織に帰属する会話・議事録については、当該組織が管理する情報であるため、 削除等のご要望は当該組織の管理者へお申し出ください。
11. Cookie等の利用
本サービスは、ログイン状態の保持および安全性の確保のために Cookie を利用します。広告および行動ターゲティングを目的とした Cookie は利用していません。端末から外部へ送信される情報については、外部送信についてをご覧ください。
12. Googleカレンダー連携で取得する情報
🔴 利用者が任意でGoogleカレンダーとの連携を行った場合に限り、当社は Google の API を通じて次の情報を取得します。連携しない場合、以下は一切行われません。
| 求める権限 | 取得する情報 | 利用目的 |
|---|---|---|
| カレンダーの空き時間の参照（calendar.freebusy） | 指定した期間内で予定が入っている時間帯（開始と終了の時刻のみ） | 日程調整の空き枠から、Google側で埋まっている時間を除くため |
| カレンダーの予定の作成・変更・削除（calendar.events） | 当社が本サービス上で作成した予定・会議 | 本サービスで登録した予定を利用者自身のGoogleカレンダーにも反映するため |
| メールアドレス（openid / userinfo.email） | 連携したGoogleアカウントのメールアドレス | どのアカウントと連携しているかを画面に表示するため |
⚠️ 予定の件名・参加者・詳細は取得しません。空き時間の参照で当社が受け取るのは「その時間が空いているかどうか」だけです。
本サービスによる Google API から取得した情報の使用および他者への転送は、 限定的使用に関する要件（Limited Use）を含むGoogle API Services User Data Policyに準拠します。具体的には、取得した情報を上表の目的以外に利用せず、広告に利用せず、 第三者に販売せず、人間による読み取りは、利用者の明示的な同意がある場合、 セキュリティ上の必要がある場合、法令上必要な場合を除いて行いません。 🔴 Google から取得した情報を、AIモデルの開発または学習に利用することはありません。
連携は、本サービスの「設定 → カレンダー連携」からいつでも解除できます。 解除すると、当社が保管しているアクセストークンおよび更新トークンは削除されます。 Google アカウント側のサードパーティ アプリとの連携からも解除できます。
13. 改定
当社は、必要に応じて本ポリシーを変更します。 重要な変更を行う場合は、本サービス上で周知します。